۶ دلیل ضرورت داشتن ایمیل تجاری با نام برند خود
همان‌طور که می‌دانیم ثبت دامنه دلخواه خود، ایجاد ایمیل تجاری با همان نام و همچنین استفاده از سرویس میزبانی هاست ایمیل قابل اعتماد یکی از لازمه‌های فعالیت بر بستر وب در دنیای امروز است. استفاده از ایمیل در فعالیت‌های روزمره بین افراد، سازمان‌ها و شرکت‌ها در هر تجارتی، یکی از مهم‌ترین و پایه‌ای‌ترین نیازها در برقراری ارتباطات می‌باشد. هاست ایمیل با هدف کمک به تجارت‌ها در برآوردن نیازهای ارتباطی ایجاد شده‌است. با استفاده از هاست ایمیل، ارتباطات پست الکترونیک خود را پایدار و امن سازید و پیوسته در دسترس باشید. درواقع سرویس هاست ایمیل برای کمک به کسب و کار و پشتیبانی ایمیل‌های تجاری مفید است.
هاست ایمیل چیست؟
هاست ایمیل یا میزبانی ایمیل (Email Hosting) سرویسی است که در آن ایمیل‌ها و فایل‌های مرتبط بر روی یک سرور ذخیره می‌شود. هنگامی که شما ایمیلی را در آدرس دامنه وب سایت خود دریافت می‌کنید، این ایمیل در سراسر اینترنت هدایت می‌شود و در سرور گیرنده ذخیره می‌گردد. در این مرحله مدیران سرور تصمیم می‌گیرند که چه اقدامی انجام دهند، به ایمیل پاسخ دهند یا به آن پاسخ ندهند، فیلتر هرزنامه را در نظر بگیرند و یا درخواست مسیریابی مجدد دهند و همین‌طور اگر فرستنده در لیست سیاه باشد مشخص شود.
سرور میزبانی ایمیل می‌تواند همان سروری باشد که محتوای وب را مدیریت می‌کند. همچنین این سرور می‌تواند تحت مدیریت میزبان دیگری باشد که توسط یک شرکت میزبانی مدیریت می‌گردد.
برخی از کاربران برای اهداف غیرضروری از هاست ایمیل استفاده می‌کنند اما زمانی که ایمیل حاوی صورت‌حساب مشتریان و اطلاعات آن‌ها یا دیگر موارد محرمانه باشد بهتر است از هاست ایمیل استفاده نمود.
دامنه خود را ثبت کنید و ایمیل سازمانی را برای شرکت خود ایجاد نمایید.
با خرید هاست ایمیل، مدیریت ایمیل‌های سازمانی خود را با سرویس‌های ارائه شده بر روی آن، به خوبی مدیریت کنید.
در ادامه به بررسی مهم‌ترین دلایل برای ایجاد آدرس ایمیل سازمانی و مزایای هاست ایمیل می‌پردازیم.
۶ دلیل اصلی برای داشتن ایمیل تجاری و خرید هاست ایمیل
اگر به‌تازگی وب‌سایتی برای کسب و کار خود راه‌اندازی نموده‌اید، حتما یک آدرس ایمیل مرتبط با وبسایت خود نیاز خواهید داشت. هدف از ایمیل با نام تجاری شرکت، اطمینان از این است که مشتریان دقیقن برند شما را بشناسند و شرکت و کار شما حرفه‌ای به نظر می‌رسد. در این مقاله چند دلیل که چرا به ایمیل مرتبط با تجارت خود نیاز دارید توضیح داده شده است.
۱. غیر حرفه‌ای بودن استفاده از Gmail یا Yahoo
در صورتی که به نظر شما آدرس ایمیل Gmail و یاهو شرایط رایگان کاملا خوبی را ارائه می‌دهند، این مورد را درنظر بگیرید که اگر شما به فکر ایجاد همکاری با یک شرکت باشید چه نوع ایمیل آدرس شرکت همکار برای شما معتبرتر است؟ به‌طور مثال:
یا
sales[at]efixhost[dot]com
استفاده از آدرس ایمیل رایگان ممکن است از ارزش و قدرت برند شما بکاهد و کاربران نیز حس خوبی نسبت به شما نداشته باشند. شاید برای کاربرانتان این سوال پیش آید که چرا شما هزینه‌ای برای خرید آدرس ایمیل وبسایت خود اختصاص نداده‌اید. از آن‌جا که همه رقبای شما از آدرس‌های ایمیل تحت نام وبسایت خود استفاده می‌کنند، حتی ممکن است تنها عامل لغو خرید افراد از شما نیز همین باشد.
مسلمن تنها عامل تایید کیفیت و اعتبار برند شما، به یک آدرس ایمیل منتهی نمی‌شود اما داشتن آدرس ایمیل اختصاصی تاثیر بسیار زیادی در جذب افراد به کسب و کار شما خواهد داشت.
۲. استفاده از امکاناتی که هزینه آن را از پیش پرداخت کرده‌اید.
ثبت و ایجاد یک آدرس ایمیل با نام دامنه، هزینه‌ای بیشتر از آن‌چه که قبلن پرداخت نموده‌اید، ندارد. اگر از پیش، برای وبسایت خود ثبت دامنه انجام داده‌اید، می‌توانید از آن دامنه برای آدرس‌های ایمیل خود نیز استفاده کنید که البته یکی از مزایای ایمیل هاستینگ به‌شمار می‌رود.
اگر دامنه خود را در افیکس هاست ثبت نموده‌اید، می‌توانید درخواست خود را برای ایجاد آدرس ایمیل شخصی‌ساز به پشتیبانان ما ارسال کنید.
۳. استانداردسازی آدرس ایمیل
این مورد به‌ویژه هنگام افزایش تعداد کارمندان از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است: وقتی آدرس ایمیل شخصی خود را دارید، می‌توانید از یک قالب مشخص برای همه آدرس‌های ایمیل دیگر استفاده کنید. بنابراین شاید از farnaz[at]efixhost[dot]com یا farnazshayani[at]efixhost[dot]com استفاده کنید. که باعث سازگاری تجارت شما می‌گردد و مشتریان می‌توانند به‌راحتی آدرس‌های ایمیل شرکت شما را به‌خاطر بسپارند.
وقتی از ایمیل‌های رایگان استفاده می‌کنید، انتخاب هرنام کاربری در اختیار شما نیست و ممکن است نام مورد نظرتان در دسترس نباشد.
۴. ثابت ماندن آدرس ایمیل شرکتی در تمام شرایط
زمانی که مدیر فروش شرکت شما، با شرکت قطع همکاری می‌نماید و ایمیل شخصی خود که مرتبط با شرکت است را همراه خود می‌برد چه اتفاقی رخ خواهدداد؟
اگر شما اکانتی به نام او تنظیم نموده باشید قادر خواهید بود ایمیل‌ها را تغییرنام دهید و به مدیر فروش جدید تحویل دهید یا می‌توانید یک ایمیل عمومی برای نقش‌های خاص ایجاد کنید، مانند marketingmanager[at]efixhost[dot]com به‌گونه‌ای که نیروی جدید فقط مدیریت آن اکانت را به‌عهده بگیرد.
۵. کمک به برندینگ
آیا تا به‌حال آدرس ایمیل شخصی را در کارت ویزیت مشاهده کرده‌اید و وبسایت نوشته‌شده برروی آن را جستجو نموده‌اید؟ این مورد دررابطه با آدرس‌های ایمیل رایگان اتفاق نمی‌افتد.
آدرس ایمیل باید در امضای ایمیل کارمندان و در کارت‌های تجاری و موارد مرتبط با بازاریابی نشان داده‌شود. با در اختیارداشتن آدرس ایمیل شرکتی، برندینگ بهتری برای شرکت خود خواهید داشت.
۷. امکان ایجاد تعداد اکانت ایمیل به تعداد دلخواه
حتی اگر شما شرکت خود را به تنهایی مدیریت می‌کنید، می‌توانید برای اهداف مختلفی از جمله فروش، خدمات مشتری، سفارشات و غیره ایمیل ایجاد کنید. در واقع این تفکر را ایجاد می‌نماید که سازمان شما از آن چیزی که واقعا هست بزرگ‌تر می‌باشد. البته در صورتی‌که روزی برای هر کدام از این نقش‌ها، افرادی را استخدام کنید، می‌توانید به‌راحتی همان آدرس‌های ایمیل را به کارمندان دیگر سازمان اختصاص دهید.
نکاتی درباره ایجاد آدرس ایمیل تحت نام وبسایت:
با یک نام دامنه ساده شروع کنید. هرچه کوتاه‌تر، بهتر. مطمئن باشید که نام و تلفظ آسانی دارد. نام ایمیل‌های کارمندان خود را انتخاب نمایید. معمولاً شرکت‌ها از این موارد استفاده می‌کنند:
نام و نام‌خانوادگی
نام کوچک
نقش فرد در سازمان
پس با ثبت دامنه و خرید هاست ایمیل برای وبسایت خود، ایمیل سازمانی خود را نیز ایجاد و مدیریت کنید. نه‌تنها آدرس ایمیل وبسایت، سطحی حرفه‌ای را از فعالیت‌های شما به نمایش می‌گذارد، بلکه به شما اجازه می‌دهد ایمیل‌هایی را که مطابق با برند تجاری خود ارسال نمایید. آدرس ایمیل خود را به‌عنوان کارت تماس خود درنظر بگیرید و آن را به یادماندنی کنید.
