چرا به ایمیل تجاری نیاز داریم؟ مراحل و دلایل ایجاد ایمیل سازمانی

بیشتر ایمیل‌‌هایی که از طرف متخصصان می‌گیرید (بدون توجه به نوع شغل آن‌ها، از پزشکان، مربیان سگ‌ها تا مدیرعامل‌ها) از طریق ارسال آدرس ایمیل‌های سازمانی صورت می‌گیرند.

حداقل از نظر گیرندگان ایمیل، یک آدرس ایمیل سازمانی قدرت تفکیک علاقه‌مندان آماتور از افراد حرفه‌ای‌ را دارد. برای صاحبان مشاغل جدید یا کسانی که در ایجاد پروفایل آنلاین به کندی عمل می‌کنند، ایمیل قسمت مهمی از شروع تجارتشان است.

ساخت ایمیل کاری آسان است و این اطمینان را به شما می‌دهد که حرفه خود را حفظ کنید. با خرید هاست ایمیل، ارسال ایمیل سازمانی با نام تجاری خود به راحتی امکان پذیر است.

 

ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل سازمانی آدرس ایمیل برندی است که نشان دهنده آن تجارت می‌باشد. مانند me@yourbusinessname.com معمولاً در عمل به این معنی است که آدرس ایمیل با نام دامنه یک شرکت تنظیم شده است.

اگر با این اصطلاح آشنا نیستید، نام دامنه همان URL است که وب سایت شرکت در آن قرار دارد. بنابراین اگر وب سایت شرکت شما www.businessname.com باشد، آدرس ایمیل کسب و کار چیزی شبیه به: name@businessname.com است. ساخت ایمیل اختصاصی مرحله‌ای است که پس از ثبت نام دامنه کسب و کار شما انجام می‌شود اما پس از داشتن نام دامنه برای مشاغل خود، راه اندازی ایمیل مرحله بعدی است.

 

نحوه ساخت ایمیل سازمانی در۴ مرحله آسان

خوشبختانه ساخت ایمیل سازمانی بخشی آسان برای موفقیت در وب سایت کسب و کار جدید شماست. برای انجام این کار این مراحل را دنبال کنید.

 

مرحله اول: دامنه خود را ثبت کنید.

نام دامنه شما URL است که افراد برای رسیدن به وب سایت شما در یک مرورگر تایپ می‌کنند. برای مثال کسب و کاری به نام The Puppy Obedience School می‌تواند نام دامنه puppyobedienceschool.com را ثبت کند. ثبت نام دامنه به شما اطمینان می‌دهد دامنه مورد نظر وب سایت خود را در اختیار داشته باشید و هم دامنه‌ای را به شما ارائه می‌دهد که به آخرین قسمت آدرس ایمیل سازمانی شما تبدیل می‌شود.

یافتن دامنه مناسب می‌تواند یک چالش باشد، زیرا بسیاری از گزینه‌های com. قبلاً استفاده شده است. در مورد بهترین کلمات و عباراتی که نمایانگر تجارت شما هستند فکر کنید و از یک ابزار جستجوی دامنه برای کشف آنچه در دسترس است استفاده کنید. پس از یافتن مورد دلخواه خود، می‌توانید آن را در همان مکانی که جستجوی خود را انجام داده‌اید، ثبت کنید.

اگر نمی‌توانید نام تجاری خود را به عنوان com. دریافت کنید، کارایی پسوند دامنه .net یا .biz را برای کسب و کارتان بررسی کنید.

 

مرحله دوم: برای میزبانی وب ثبت نام کنید.

برای دسترسی به ابزارهای مورد نیاز برای ایجاد آدرس ایمیل برای دامنه خود، به میزبانی وب نیاز دارید. میزبانی وب علاوه بر اینکه شما را قادر می‌سازد تا ایمیل تجاری خود را راه اندازی کنید، یک عنصر ضروری برای آنلاین شدن وب سایت شماست.

هنگام بررسی گزینه‌های خود برای یک برنامه میزبانی، به تعداد آدرس‌های ایمیل موجود توجه کنید. برخی از برنامه‌های میزبانی وب مانند برنامه‌های ارائه شده توسط efixhost، به شما پیشنهادات فوق العاده‌ایی را ارائه می‌دهد.

برخی دیگر از شرکت‌های هاستینگ برای ایجاد هرگونه آدرس ایمیل هزینه بیشتری دریافت می‌کنند یا فقط تعداد کمی از آن‌ها را در برنامه میزبانی قرار می‌دهند و هزینه اضافی نیز دریافت می‌کنند. با انتخاب طرحی که به تعدادی آدرس ایمیل از قبل دسترسی داشته باشید، می‌توانید در هزینه‌های خود صرفه جویی کنید.

 

مرحله سوم: برای ساخت ایمیل کسب و کار خود، دستورالعمل‌های ارائه دهنده میزبانی را دنبال کنید.

جزئیات این مرحله بسته به اینکه چه کسی را برای میزبانی انتخاب کرده‌اید، کمی متفاوت به نظر می‌رسد. اگرچه روند کلی مشابه را باید دنبال کنید.

در اینجا نحوه تنظیم ایمیل کسب و کار خود با efixhost آمده است:

وارد cPanel شوید. بخش Email را پیدا کنید و روی Email Accounts کلیک کنید.

در شکلی که ظاهر می شود نام مورد نظر برای ایمیل سازمانی خود را در قسمت Email تایپ کنید.

دامنه مورد نظر خود را برای قسمت آخر آدرس ایمیل از منو در قسمت دامنه انتخاب کنید.

برای حساب ایمیل خود یک رمز ورود امن انتخاب کنید. اگر مشکلی در تهیه رمز عبور ایمن دارید، می‌توانید میزان امنیت هر رمز عبوری را که امتحان می‌کنید در نوار قدرت که در فرم نشان داده می‌شود، مشاهده کنید.

روی ایجاد حساب کلیک کنید.

به همین سادگی!

 

مرحله چهارم: سرویس گیرنده نامه خود را انتخاب کنید.

اکنون که ایمیل سازمانی شما ایجاد شده است، وقت آن است که تصمیم بگیرید کجا و چگونه به آن دسترسی خواهید داشت.

حساب میزبانی وب شما احتمالاً با گزینه مهم پست الکترونیکی ارائه می‌شود که می‌توانید برای بررسی صندوق ورودی خود و ارسال مستقیم ایمیل از cPanel استفاده کنید. این امر معمولاً با یک برنامه میزبانی وب به صورت رایگان ارائه می‌شود. اما اکثر افراد ترجیح می‌دهند ایمیل‌ها به ایمیل مشتری شخص ثالث ارسال شوند.

 

چند گزینه محبوب برای سرویس گیرندگان ایمیل شامل G Suite ،Office 365 و موارد دیگر است.

 

Gmail / G Suite

در حالی که استفاده از Gmail برای ایمیل سازمانی شما به هزینه ماهیانه کمی نیاز دارد، اشتراک G Suite بسیار بیشتر از Gmail کاربرد دارد. سازمان شما همچنین می‌تواند از برنامه‌های مشترک Google از جملهGoogle Drive ،Google Docs ،Google Calendar ،Google Sheets و Google Hangouts استفاده کند. همه این‌ها می‌تواند برای سازماندهی تجارت شما و کنترل اینکه چه کسی در سازمان شما به چه اطلاعاتی دسترسی دارد مفید باشد.

 

Office 365

مانند G Suite ،Office 365 رابط ایمیل بصری (Outlook) را با تعدادی دیگر از ویژگی‌های مفید سازمانی مانند دسترسی به فضای ابر به Microsoft Word ،Excel و PowerPoint ترکیب می‌کند.

 

Mac Mail

برای کاربران اپل، Mac Mail سرویس گیرنده نامه داخلی در رایانه شما است. کاربران ایفون با دنبال کردن این دستورالعمل‌ها می‌توانند حساب Mac Mail را تنظیم کنند و هرکسی که می‌خواهد از طریق iPhone به ایمیل دسترسی داشته باشد می‌تواند این موارد را دنبال کند.

داشتن ایمیل سازمانی در گسترش کسب و کار آنلاین شما بسیار موثر است. برای آگاهی از دلایل مهم برای داشتن ایمیل سازمانی مقاله زیر را مطالعه فرمایید.

۷ گام مهم هنگام ساخت آدرس ایمیل

راه اندازی ایمیل سازمانی گامی بزرگ در تایید حقانیت مشاغل شما و ارائه خدمات حرفه‌ای به افرادی است که با آن‌ها ارتباط برقرار می‌کنید اما چند مرحله دیگر به ایمیل کسب و کار شما کمک می‌کند تا پیشرفت کنید.

 

۱. از یک قرارداد نامگذاری بصری استفاده کنید.

اگر تجارت یک نفره‌ای را اداره می‌کنید، این مرحله کاملاً ساده است: شما فقط باید بفهمید ایمیل تجارت شخصی شما چیست؟

اگر کارمند دارید یا با رشد شغلی خود انتظار استخدام افراد را دارید، اکنون چند دقیقه وقت بگذارید تا بفهمید می‌خواهید ایمیل‌های سازمانی شرکت شما چگونه باشد. داشتن یک قالب سازگار برای ایمیل‌هایتان همزمان با رشد تجارت شما، برای کارمندان آینده و هم برای هرکسی که قصد برقراری ارتباط با آن‌ها را دارید، کار را آسان‌تر می‌کند.

برخی از قراردادهای معمول نامگذاری که باید در نظر گرفت عبارتند از:
firstname@yourbusiness.com
firstinitial.lastname@yourbusiness.com
firstname.lastname@yourbusiness.com

اکنون یکی را انتخاب کنید تا به شما کمک کند با رشد شرکت ثابت قدم بمانید.

 

۲. آدرس‌های ایمیل سازمانی را به طور منطقی کوتاه نگه دارید.

اگر افراد بتوانند آدرس ایمیل را برای استفاده به خاطر بسپارند، با شما و کارمندانتان تماس راحت‌تری خواهند داشت. آدرس ایمیل پیچیده و طولانی کار را دشوار می‌کند. اگر یک نامگذاری بصری را انتخاب کنید، این بخش آسان خواهد بود.

 

۳. از استفاده از اعداد خودداری کنید.

شما نامگذاری خود را انتخاب کردید و همه چیز خوب پیش می رود تا اینکه نام رایجی مانند جان اسمیت را برمی‌گزینید.

ممکن است وسوسه شوید و شروع به جمع کردن اعداد مانند johnsmith2@yourbusiness.com کنید. این کار کمکی به شما نمی‌کند و ایده آل نیست. دستیابی به شماره‌ها در انتهای آدرس ایمیل می‌تواند نسبت به نشانی ایمیلی که تمیز و ساده به نظر می‌رسد کمتر قابل اعتماد برای گیرندگان باشد.

در عوض ممکن است منطقی‌تر باشد که یک استثنا در نامگذاری خود ایجاد کنید و چیزی مانند john.smith@yourbusiness.com ایجاد کنید یا یک حرف میانی مانند john.a.smith@yourbusiness.com را در نظر بگیرید.

 

۴. از ایده خود برای نام‌های مستعار استفاده کنید.

اگر یک رابرت جونز استخدام کنید که تقریباً در تمام زمینه‌های زندگی‌اش از باب جونز استفاده کرده است (به جز اسناد رسمی مانند گواهینامه رانندگی) اگر آدرس ایمیل وی با نام مستعار او منطبق باشد، این امر بصری‌تر خواهد بود. مگر اینکه یک نام مستعار به عنوان اسمی که یک کارمند در زندگی روزمره از آن استفاده می‌کند، باعث سردرگمی ‌شود و ممکن است حرفه‌ای بودن را  زیر سوال ببرد.

بیشتر اوقات استفاده از نام واقعی یک شخص بهتر از یک نام مستعار است اما از نظر خود در هر مورد استفاده کنید.

 

۵. آدرس‌های ایمیل را برای دپارتمان‌های عمومی تنظیم کنید.

این مورد در چند سطح مفید است. مشتریان شما راحت‌تر می‌توانند با شما تماس بگیرند. به جای اینکه نام شخصی را جستجو کنند، بسیاری از مردم حدس می‌زنند که یک ایمیل به sales@yourbusiness.com به تیم فروش ارسال می‌شود و support@yourbusiness.com به صندوق ورودی کارمند خدمات مشتری می‌رسد. این امر باعث می‌شود در صورت نیاز به نامه الکترونیکی مناسب، ایمیل مناسب را پیدا کنید.

برای کسب و کار می‌توانید آن را تنظیم کنید تا آدرس‌های ایمیل خاصی به تمام مخاطبین مربوطه برود. این باعث می‌شود که مخاطب بتواند سریع‌تر ببیند و پاسخ دهد. اگر همه فروشندگان شما ایمیل‌های دریافت شده به آدرس sales@yourbusiness.com را دریافت می‌کنند، یکی از آن‌ها می‌تواند موارد ضرب العجل را تشخیص دهد و بنابراین به مشتریان علاقه‌مند به سرعت پاسخ خواهند داد.

 

۶. نام و تصویر خود را اضافه کنید.

با افزودن نام و عکس خود به حساب ایمیل سازمانی ، می‌توانید نحوه نمایش خود را در صندوق ورودی افراد بیشتر شخصی سازی کنید. جزئیات انجام این کار به مشتری شما بستگی دارد.

در Gmail می‌توانید با کلیک روی نماد G Suite در سمت راست بالای صندوق ورودی، عکس خود را به روز کنید و سپس روی تغییر در پایین حلقه ظاهر شده کلیک کنید.
می‌توانید با کلیک بر روی دکمه حساب Google در کنار دایره، انتخاب اطلاعات شخصی و پر کردن اطلاعات، هم تصویر و هم نام خود را تغییر دهید.

در Outlook / Office 365 می‌توانید با کلیک بر روی تصویر در بالای سمت راست صفحه، انتخاب ویرایش پروفایل و سپس تغییر تصویر و ویرایش نام برای ارائه اطلاعات جدید، نام و تصویر پروفایل خود را تغییر دهید.

 

۷. امضای ایمیل را تنظیم کنید.

آخرین مرحله برای ایجاد یک ایمیل سازمانی حرفه‌ای، تنظیم امضای ایمیل شماست. یک امضای ایمیل خوب شامل یک پایان مودبانه (به عنوان مثال با احترام، متشکرم، ارادتمند شما) نام شما، پیوند به وب سایت خود و بهترین اطلاعات تماس برای ایجاد ارتباط و دسترسی هرچه بهتر به شما خواهد بود.

تنظیم یک امضای ایمیل تضمین می‌کند که این اطلاعات در پایین هر ایمیل ارسال شده شما نشان داده می‌شود، در نتیجه مشتری و مخاطبین سازمانی به راحتی می‌توانند آن را پیدا کنند.

باز هم جزئیات خاص این امر به مشتری رایانامه ای که استفاده می‌کنید بستگی دارد، اما روند کار مشابه است. در Mac Mail یک مورد Signature در منوی اصلی در بخش Preferences وجود دارد. در Gmail، یک بخش Signature در زیر تنظیمات وجود دارد و در Outlook / Office 365 میتوانید Signature را در زیر فهرست پیام انتخاب کنید.

 

۷ دلیل برای اینکه باید آدرس ایمیل سازمانی داشته باشید.

به احتمال زیاد شما الان هم آدرس ایمیل دارید. بنابراین ممکن است تعجب کنید که چرا نمی‌توانید از آدرس قدیمی خود برای همه مکاتبات سازمانی نیز استفاده کنید. آیا واقعاً اینقدر مهم است که شما ایمیل حرفه‌ای ایجاد کنید؟

واقعاً  به چند دلیل اساسی مهم است:

 

۱. ایمیل سازمانی نشان دهنده حرفه‌ای بودن است.

اگر درمورد مشاغلی که از طریق frodofan1990@aol.com اداره می‌کنید، ایمیل ارسال کنید، صادقانه بگویم گیرندگان شما را جدی نمی‌گیرند.

با داشتن ایمیل حرفه‌ای که از حوزه کسب و کار شما است، بلافاصله افرادی که با آن‌ها ارتباط برقرار می‌کنید متوجه قانونی بودن و جدی بودن اهداف شما می‌شوند. پس از اتمام ایجاد ایمیل حرفه‌ای، می‌توانید از آن برای تنظیم شبکه‌های اجتماعی، برنامه میزبانی و هر حساب دیگری که برای راه اندازی تجارت خود نیاز دارید استفاده کنید.
هنوز هم می‌توانید حساب ایمیل شخصی خود را جداگانه نگه دارید. تعادل کار و زندگی شما احتمالاً بهتر خواهد بود اگر ایمیل‌های ارسالی از مادر یا دوستان در مکانی متفاوت از ایمیل‌هایی که از طرف مشتریان و همکاران ارسال می‌شود، نشان داده شود.

 

۲. ایمیل سازمانی به قسمت مهمی از بازاریابی و برند شما تبدیل می‌شود.

وقتی ایمیل رسمی کسب و کار دارید، هر ایمیلی که ارسال می‌کنید یادآوری برند سازمانی و وب سایت شماست (دامنه شما در همان قسمت From قرار دارد).
هر شخصی را که استخدام می‌کنید و برای آن فرد ایمیل کسب و کار تخصیص می‌دهید با هر ایمیلی که ارسال می‌کند حرفه و تجارت و وب سایت شما را گسترش می‌دهد. این یک روش خوب و آسان برای حفظ کسب و کار و وب سایت شما در ذهنیت افراد است.

 

۳. افراد معمولا ایمیل‌های خود را از منابعی که می‌شناسند باز می‌کنند.

۶۹ درصد از مردم می‌گویند که ایمیل از طرف چه کسی است، بعد از این سوال است که تصمیم گیری برای باز کردن آن صورت می‌گیرد.

مهم‌ترین دلایل باز کردن ایمیل:

اگر کسی انتظار دارد از کسب و کاری به نام Acme چیزی بشنود و از joe@yahoo.com ایمیلی دریافت کند (ذهن آن‌ها فوراً این دو را به هم ربط نمی‌دهد) و با وجود هرزنامه‌های صندوق ورودی، وقتی شخص منبع ایمیل را تشخیص نمی‌دهد، به احتمال زیاد آن را در پوشه سطل زباله قرار می‌دهد.

هنگامی که از آدرس ایمیل شغلی استفاده می‌کنید، حتی اگر مشتری شخصاً شما را نشناسد، باز هم قادر خواهد بود تشخیص دهد که ایمیل شما از برندی است که می‌شناسد. این ایمیل از joe@acme.com به نظر می‌رسد شایسته وقت آن‌ها باشد. هرگونه اعتماد یا آگاهی آن‌ها از تجارت به ایمیلی گسترش می‌یابد که برند سازمانی آن را به اشتراک می‌گذارد.

 

۴. پیدا کردن شما را برای مشتریان بالقوه آسان می‌کند.

اکثر افراد انتظار دارند با استفاده از آدرس ایمیلی مانند name@companyname.com بتوانند از یک شرکت به شخص دیگری برسند یا با تماس با customerservice@companyname.com به بخش مناسب مراجعه کنند.

وقتی ایمیل کسب و کار شما بصورت بصری است، در صورت داشتن سوال یا نگرانی، ارتباط با دیگران را آسان‌تر می‌کنید.
۵- یافتن وب سایت شما را برای افراد آسان می‌کند.

وقتی آدرس ایمیل شما از دامنه مشابه وب سایت شما استفاده می‌کند، هر گیرنده ایمیل از شرکت شما یک منبع سریع و آسان برای کشف وب سایت شما دارد. هرکسی که می‌خواهد بیشتر بیاموزد می‌داند کجا باید برود.

 

۶. روابط سازمانی شما را شفاف می‌کند.

اگر همه افرادی که در این شرکت کار می‌کنند از یک نام دامنه ایمیل ارسال کنند، بدیهی است که همه شما با یک برند سازمانی مرتبط هستید. مشتریان می دانند آدرس ایمیل کسی که منتهی به yourcompany.com@ باشد نماینده قانونی از برند شما است و ارزش اعتماد دارد.

 

۷.مشتریان می‌دانند چه زمانی ایمیل از طرف شماست در مقابل هرزنامه‌هایی که ارسال می‌شوند.

ایمیل هرزنامه بخشی ناخوشایند از زندگی است. داشتن ایمیل کسب و کار از دامنه شخصی خود یکی از راه‌های مهم برای تمایز ایمیل‌های خود از نامه‌های اسپم است.

اغلب اسپمرها ایمیل‌های فیشینگ می‌فرستند که به نظر می‌رسد از یک شرکت قانونی ارسال شده‌اند. تا زمانی که گیرندگان شما بدانند دامنه سازمانی شما واقعاً چیست. به راحتی می‌توانند ایمیل‌های جعلی را برای آنچه که هستند ببینند و ایمیل‌های واقعی شما را از طریق آن‌ها تشخیص دهند.

 

سوالات متداول ایمیل سازمانی

این مراحل مهم‌ترین مواردی است که شما باید هنگام یادگیری ایجاد ایمیل سازمانی بدانید اما ممکن است هنوز چند سوال دیگر داشته باشید.

۱. آیا می‌توانم یک ایمیل سازمانی رایگان و بدون دامنه ایجاد کنم؟

اگر می‌خواهید خرید نام دامنه و میزبانی وب (که هر دو برای راه اندازی وب سایت کسب و کار ضروری هستند) را نادیده بگیرید، نمی‌توانید ایمیل سازمانی ایجاد کنید که در قسمت دوم آن نام سازمانی شما باشد (به عنوان مثال name@yourbrand.com)

می‌توانید در قسمت اول آدرس ایمیل ایجاد کنید که شامل نام سازمانی شما باشد، به عنوان مثال، businessname@gmail.com. برخی از مشاغل این گزینه را انتخاب می‌کنند اما به اندازه داشتن آدرس ایمیل سازمانی با نام دامنه منحصر به فرد شما به نظر حرفه‌ای نخواهد رسید.

اگر وب سایتی را راه اندازی کردید، احتمالاً در آن زمان با آدرس ایمیل جدید شروع به کار می‎‌کنید که می‌تواند برای مشتریان گیج کننده باشد.

 

۲. چه آدرس ایمیل‌های سازمانی را ایجاد کنم؟

اگر مشاغل یک نفره دارید، احتمالاً می‌توانید با آدرس ایمیلی که نام شما را در دامنه خود دارد شروع کنید.

اگر چندین کارمند و بخش دارید، ایجاد آدرس ایمیل منحصر به فرد برای هر کارمندی که برای شما کار می‌کند و همچنین آدرس‌های ایمیل در سطح دپارتمان مانند sales@yourbrand.com و customerservice@yourbrand.com را در نظر بگیرید.

 

۳. چگونه می توانم بازارسال ایمیل را تنظیم کنم؟

ارسال ایمیل در چند حالت مختلف کاربرد دارد:

هنگامی که می‌خواهید ایمیل‌های خود را به ایمیل مشتری شخص ثالث بفرستید، همانطور که در بخش بالا توضیح داده شده است (مرحله ۴).

وقتی آدرس ایمیل جدیدی راه‌اندازی کردید و می‌خواهید همه ایمیل‌هایی را که به آدرس قدیمی شما می‌روند را به صندوق ورودی جدید خود هدایت کنید.

وقتی می‌خواهید همه ایمیل‌ها از یک فرم مخصوص وب سایت یا آدرس‌های ایمیل در سطح دپارتمان به صندوق ورودی همه مخاطبین مربوطه بروند.

وقتی شخصی در شرکت شما آنجا را ترک می‌کند و شما می‌خواهید همه ایمیل‌های او به شخص دیگری در شرکت برود.

تنظیم ارسال ایمیل معمولاً بسیار ساده است. می توانید این کار را در cPanel یا در سرویس گیرنده ایمیل خود انجام دهید (این موارد در دستورالعمل‌های Outlook و Gmail وجود دارد).

 

نتیجه گیری

هنگام خرید و ثبت دامنه و هاست ایمیل به خدماتی که شرکت‌هاارائه می‌دهند توجه کنید تا بتوانید در هزینه‌های خود صرفه جویی کنید. با ایجاد ایمیل سازمانی، کسب و کار حرفه‌ایی خود را آغاز کنید و باعث شناخته شدن برند خود شوید. برای خرید هاست ایمیل کلیک کنید.